هناك عدد من الأحكام العامة التي يجب التقيد بها عند التقديم على نشر أي نوع من الإنتاج العلمي من قبل المركز وهي:
أ-أن يكون البحث متوافقاً مع أهداف المركز وتوجهاته.
ب-خلو البحث من أي مخالفة للأنظمة المطبقة في المملكة العربية السعودية.
ج-أن يكون البحث جديداً في فكرته ومعالجته، ويقدم إضافة علمية متميزة في مجال الوثائق والأرشفة.
د-يكون نشر الأعمال العلمية عن طريق المركز باللغة العربية واللغات الأخرى.
ه-أن يتسم موضوع العمل العلمي بالحداثة والأصالة والأهمية العلمية.
و-ألا يكون البحث قد سبق نشره من قبل طرف آخر وبأي شكل من أشكال النشر، ويستثنى من ذلك ما تقتضي المصلحة العلمية إعادة نشره، ولاتساقها مع أهداف المركز وحسب ما تراه اللجنة العلمية بالمركز.
ز-أن يتسم بالأصالة والابتكار، والجدة العلمية والمنهجية الواضحة وسلامة اللغة.
ح-أن يلتزم بالمناهج والأدوات والوسائل العلمية المعتبرة.
ط-أن يكون البحث مطبوعاً على ورق مقاس A4 ملف نوع (Word) وحجم الخط (16) Traditional Arabic والهوامش بنط (10) وأن يكون تباعد المسافات بين الأسطر (مفرد).
ي-أن يجتاز البحث التحكيم العلمي.
ك-جميع المراسلات تكون عبر البريد الإلكتروني ويعد ارسال الباحث عمله العلمي قبولاً منه بشروط النشر في المجلة.
ل-لا يلتزم المركز بإعادة البحوث إلى أصحابها عند عدم قبولها للنشر.
م-أن يلتزم المؤلف -في حال الموافقة المبدئية على النشر- بتنفيذ ما تطلبه اللجنة من تعديلات، وللجنة الحق في صرف النظر عن نشر الكتاب في حال عدم قيام المؤلف بتنفيذ المطلوب من خلال ستون يوماً من تسلمه الخطاب المتضمن طلب ذلك.
ن-في حال إجازة العمل العلمي للبحث، يوقع عقد بين المركز والباحث وتكون بنوده ملزمة للطرفين.
س-في حال قبول البحث ونشره في مجلة المركز، يُعطى الباحث خمس نسخ من المجلة، وخمس مستلات من بحثه، وعشر نسخ إذا كان كتاباً أو كتيباً.
ع-أن يكون العمل العلمي المقدم له علاقة بتخصص المؤلف.
ف-تحمل جميع إصدارات المركز شعاره وعبارة “إصدارات المركز الوطني للوثائق والمحفوظات” أو أي عبارة أخرى يراها المركز مناسبة.
ص- تكون الأعمال ملكية فكرية للمركز.
ق-لا يتم ترتيب البحوث بالمجلة على أساس القيمة العلمية للبحث أو الباحث، إذ أن الترتيب موضوعي وفني، وبما يناسب أبواب المجلة.
ر-للمركز الحق في نشر العمل العلمي بشكل ورقي أو إلكتروني على موقعه على شبكة الأنترنت بعد إجازته للنشر.
ش-لا تعبر الآراء الواردة في البحوث بالضرورة عن رأي اللجنة أو المركز الوطني للوثائق والمحفوظات إنما عن رأي صاحب العمل فقط.
•ضوابط النشر العلمي من قبل المركز الوطني للوثائق والمحفوظات:
1.الرسائل العلمية:
أ-تكون أولوية النشر للرسائل العلمية المجازة في الجامعات السعودية ثم الرسائل المجازة في جامعات خارج المملكة
2.الكتب والكتيبات:
-الكتب العربية:
أ-يجب أن يقدم المؤلف ما يفيد موافقته أو موافقة مشاركيه في العمل (إن كان الكتاب مشتركاً) على نشره من قبل المركز.
ب-ألا يكون الكتاب مستلاً من كتاب سابق صدر للباحث أو مع غيره، وألا يكون سبق نشر الكتاب بالمادة نفسها بأي شكل من أشكال النشر.
ج-ينبغي أن تخدم الكتب الدراسية المقدمة للنشر مناهج أحد المقررات الدراسية في الأقسام العلمية في الجامعات والمعاهد السعودية في مجال الأرشفة والوثائق.
-الكتب والكتيبات المترجمة من العربية وإليها:
أ-يجب أن يقدم المترجم تقديم ما يثبت موافقة صاحب الملكية الفكرية للعمل المترجم (المؤلف أو الناشر) على ترجمة الكتاب ونشره عن طريق المركز.
ب-إذا تقدم الباحث بكتاب تمت ترجمته من قبله، فيجب عليه تقديم ما يثبت موافقة صاحب الملكية الفكرية على نشر الكتاب من قبل المركز.
ج-يجب أن يقدم المترجم ما يفيد موافقة مشاركيه في العمل (إن كان الكتاب مشتركاً) على نشره من قبل المركز.
د-يجب ألا تكون الترجمة جزء مستل من كتاب صدر للباحث أو مع غيره، وألا يكون سبق نشر الترجمة بأي شكل من أشكال النشر.
هـ- أن تكون طبعة الكتاب المراد ترجمته هي الطبعة الأحدث.
و-أن يجتاز الكتاب الفحص المبدئي الذي يستهدف تحديد أهميته والفائدة المرجوة من ترجمته.
•إجــراءات التقـدم بطـلبات النشـــر:
أ-تقدم طلبات نشر النتاج العلمي إلى اللجنة العلمية بالمركز بشكل إلكتروني
ب-يستكمل الباحث تعبئة النموذج الخاص بطلب نشر الانتاج العلمي، مشفوعاً بسيرته الذاتية (مختصرة)، وإقراراً يتضمن امتلاك الباحث لحقوق الملكية الفكرية للبحث كاملاً، والتزاماً بعدم نشر البحث إلا بعد موافقة خطية من المركز.
ج-يقدم الباحث أصل الانتاج العلمي بصيغتين: ورقية، ورقمية ((PDF مع ملخص له لا يزيد عن صفحتين باللغتين العربية والإنجليزية.
د-يقوم الباحث في حال القبول النهائي للإنتاج العلمي بموافاة اللجنة بنسخة ورقية ورقمية بعد إجراء التعديلات المطلوبة من قبل اللجنة إن وجدت.
•التوثيق:
1.توضع هوامش كل صفحة أسفلها على حدة مع ترقيم متسلسل.
2.تثبت المصادر والمراجع في فهرس يلحق بآخر البحث، مرتبة ترتيباً هجائياً تبدأ بالمراجع العربية تليها المراجع باللغات الأخرى.
3.توضع صور الوثائق المستخدمة في البحث في مكانها المناسب على أن تكون واضحة وقابلة للقراءة.
4.عند ورود أسماء الأشخاص أو الأعلام الأجنبية في متن البحث أو الدراسة فإنها تكتب بحروف عربية وتوضع بين قوسين بحروف لاتينية مع الاكتفاء بذكر الاسم كاملاً عند وروده لأول مرة.